Posthantering
Vid posthantering skall medfölja följebrev eller meddelandeblankett.
Kopior skall sparas i projektpärm.

Email
Emailkorrespondens skrivs ut och sparas i projektpärm.

Rutiner för styrning, märkning och förteckning
Styrning av dokumentbehandlingen distribueras i enl med af-del och till berörda beställare och underkonsulter i enlighet med överenskommelse.
Märkning av dokumentbehandling utföres i enlighet med svensk standard SS 03 22 71 system för ritningsnummer.
Alla dokument märks med projektnummer.
Spårbarhet för dokumentation utföres med hjälp av databaser som är upplagda så att man kan söka över projektnummer, ort, entreprenör, byggherre, hustyp och fastighetsbeteckning för att få fram var olika handlingar finns.
Digitala filer sparas ner på spec. arkivdator som uppdateras dagligen samt komplement sparas över på extern hårddisk som förvaras i brandsäkert skåp och en extern hårddisk som förvaras på annan plats.
Förteckning av dokumentation utföres som ritningsförteckningar, övriga handlingar finns arkiverade i aktuell arbetspärm.

Rutiner för slutkontroll och godkännande
Ritningar granskas mot kontrollistor och ritningarna granskas mot övriga ritningar (gäller även underkonsults ritningar) för projekt.
Övriga handlingar, beskrivningar, AF-delar och rumsbeskrivningar granskas mot programhandlingar och ritningar (gäller även underkonsults ritningar).
Färgsättningar och färgbeskrivningar granskas mot beskrivningar, ritningar och protokoll över personalsamråd.
Handlingar som ej uppfyller kontrollen skall omarbetas så att de uppfyller intentionerna i projektet.

Rutiner för revideringar
För att revidering skall utföras måste den beordras av behörig och denne skall även granska revideringen.
Ritningar skall revideras och anteckningar samt revideringsmoln och revideringspilar skall utföras så att man kan utläsa när revideringen utfördes och vem som utförde revideringen.

Rutiner för motagande, registrering och godkännande av handlingar utarbetade av andra.
Handläggaren ansvarar för att mottagna handlingar svarar mot ställda krav.
Viktigt är att handläggaren kontrollerar mottagna handlingar mot egna handlingar.
Handläggaren kontrollerar, påtalar brister och klargör vad som skall utföras.
Biblioteksansvarig ansvarar för att kataloger och produktpärmar är aktuella och att utgått material är utsorterat ur dessa, vid oklarheter skall ansvarig ta kontakt med aktuell tillverkare.

Rutiner för datasäkerhet
Företaget utför projektering i PC-miljö i programvarorna Autocad Architecture 2018 och Microsoft Officepaketet 2011.
Säkerhetskopiering utföres dagligen av ansvarig operatör på aktuella använda filer.
Virusskydd utföres med automatisk uppgradering över internet, samtliga e-post kontrolleras för virus.
Färdiga arbeten lägges på arkivdator samt på separat hårddisk, hårddisken ingår i den dagliga backupen, på detta sätt får vi dubbel säkerhet av vårt arkiv.

Rutiner för (slut)arkivering
Originalritningar, beskrivningar och arbetspärmar arkiveras och underhålles i härför avsett utrymme i 10 år.
Datafiler arkiveras och underhålles i härför avsedda skåp i 10 år.
Dokument och datafiler märkes och dokumenteras i härför avsedd databas och listas i arkivpärm, ansvarig för arkivering är företagets arkivansvarige.
Arkivet och arbetet med detta skall utföras av företagets arkivansvarige.
Arkiveringen sker så snart projektet är färdigbyggt eller på annat sätt avslutat, ansvarig att så sker är projektets handläggare.
Besöksadress: Sköldstavägen 10A Alvesta | Post: box 306, 351 05 Växjö | Tel: 0470-140 80 | info@arkitektform.se | Copyright © Arkitektform AB 2013