Rutiner för kontraktsgenomgång

Genomgångar skall ske av förfrågan, anbud (innan det lämnas), beställning och kontrakt för att säkerställa att:
  1. Kraven är tillräckligt definierade och dokumenterade.
    Det är viktigt att säkerställa att krav i muntlig beställning är överenskomna innan de accepteras.
  2. Alla skillnader mellan krav i kontrakt eller beställning och krav i anbudet klarläggs och behandlas.
  3. Företaget har förmåga att uppfylla kraven i kontrakt eller beställningen. Beakta resurser och kompetens.
Uppdragsbekräftelse, även för deluppdrag, som noggrant redovisar förutsättningar, omfattning, redovisning, resurser, ersättning, tider m.m. Bör alltid sändas till kunden.

Arbetsbeskrivning i uppdrag

Arbetsbeskrivningen skall innehålla vilka medarbetare som skall delta, kompetens, ansvar och befogenheter i det enskilda uppdraget.

Beskrivningen skall vara projektspecificerad och kan ingå i kvalitetsplanen samt bör hållas uppdaterad.

Rutiner för kvalitetsplaner och uppdragsplanering

Kvalitetsplaner som beskriver de aktiviteter som används för att uppnå kvalitet i uppdrag/projektet och vilka mål som uppställts ska finnas.

Kvalitetsplaner bör för bästa samverkan finnas för varje avtalspart i ett projekt och identifiera problem och styrmedel, utrustningar, kompetens, resurser, teknik, dokumentation, verifiering, kontroll mätningar m.m.

Kvalitetsplanerna bör med fördel referera till det som redan finns dokumenterat i kvalitetshandboken.

Exempel på rutiner är projektorganisation, huvudtidplan, projekttidplan, projekteringsplan, ritningsleveransplan, upphandlingsplan, produktionstidplan, kontrollplan enl. PBL, resursplanering, projekteringsbudget, kalkyl, tidsredovisning, protokollmallar osv.
Gränsdragningslista (tekniska gränsytor) mellan olika konsulter ska finnas.
Kvalitetsplanerna ska uppdateras fortlöpande.

Rutiner för underkonsulter, inköp

Alla inköp som berör företagets förmåga till kvalitet, skall vara genomtänkta och avgjorda med hänsyn till kvalitet.
Det kan till exempel gälla programvara, utrustning eller underleverantör av konsulttjänster.
Det som bedöms är lämpligheten och varans/underleverantörs förmåga att uppfylla kundens krav och genomföra och följa projektet/uppdragets kvalitetsplan.

En rutin för bedömning mot specificerade krav och upphandling av underleverantör ska finnas. Det kan avse kvalitetssystem - krav, kompetens, resurser, referenser, ekonomi m.m.

Det är viktigt att förvissa sig om att underleverantören har sin praktiska kvalitetsstyrning i ordning, inte minst vad gäller kontroll och godkännande, avvikelsebehandling och korrigerande åtgärder.

Företaget ska säkerställa lämplig styrning av underkonsult.
Företaget ska upprätta en lista(som aktiveras) med dokumentation över godtagbara underkonsulter.
Besöksadress: Sköldstavägen 10A Alvesta | Post: box 306, 351 05 Växjö | Tel: 0470-140 80 | info@arkitektform.se | Copyright © Arkitektform AB 2013